Suchbegriffe

• Wenn Sie mehrere Suchworte verwenden, können Sie auswählen, ob alle oder nur einer der Begriffe im Ergebnis vorkommen muss oder ob die eingegebene Reihenfolge der Suchwörter eingehalten werden muss.

• Trunkierungen können Sie über die Optionen "Suche mit Platzhalter links/rechts" wählen.

• Sie haben die Möglichkeiten nur nach Digitalisaten zu suchen, indem Sie das entsprechende Häkchen unter dem Eingabefeld für die Suchbegriffe setzen. Durch Anwahl des Häckchens "Suche in OCR-Texten" können Sie in digitalisierten Beständen auch eine Art Volltext-Suche durchführen (s.u.).

• Wenn Sie mit dem Thesaurus suchen, werden verwandte Begriffe in Ihre Suche miteinbezogen.

Suche in nur einem oder mehreren bestimmten Beständen

• Wenn Sie Ihre Suche auf einen oder mehrere Beständen begrenzen wollen, nutzen Sie die Beständetabelle in der Suchmaske. 
• Ist die Bestandsliste leer, wird die Suche in allen verfügbaren Beständen durchgeführt.

Soll die Suche auf einen Bestand oder mehrere Bestände eingeschränkt werden, stehen Ihnen hierfür zwei Methoden zur Auswahl:

1. Über das + am rechten Rand:  Es öffnet sich ein Suchdialog, in dem nach einer Bestandsignatur oder einer Bestandsbezeichnung gesucht werden kann. Zusätzlichen können Sie einen Klassifikationspunkt suchen und auswählen.

2. Über den Button Suche eingrenzen? unterhalb des Tektonikfensters: In diesem Fall werden alle Bestände, die der markierten Tektonikgruppe und ihren Untergruppen zugeordnet sind, in die Tabelle Eingrenzen auf übertragen. Analog funktioniert der Button unterhalb der Klassifikation für einen Klassifikationspunkt eines Bestandes.

In der Tabelle können ein oder mehrere Bestände markiert werden und mit der Schaltfläche Markierte Bestände entfernen wieder aus der Tabelle Eingrenzen auf entfernt werden.

Mit der Schaltfläche Alle Bestände entfernen kann die Tabelle Eingrenzen auf komplett geleert werden.

Fristen und Bewertungsergebnisse

• Standardmäßig wird nur nach archivwürdigen Archivalien gesucht. Wenn ausgewählt wird, dass auch in unbewerteten Vorgängen (abhängig von individuellen Zugriffsrechten) gesucht werden soll, werden zusätzlich die bisher noch nicht vom Politischen Archiv bewerteten Unterlagen in die Suche einbezogen.
• Wählen Sie die Option nur nach Unterlagen in der Verfügungsgewalt des Politischen Archivs/Nur abgelaufene Aufbewahrungsfrist, werden Ihnen nur Akten angezeigt, die Sie in den Benutzersaal bestellen können. Bei noch nicht abgelaufenen Schutzfristen müssen Sie einen Antrag auf Schutzfristverkürzung stellen. Weitere Informationen zu Schutzfristen finden Sie im Hilfeartikel zu "Rechtlichen Hinweisen"
• Ist die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen, kann eine Benutzung im Auswärtigen Amt nach Informationsfreiheitsgesetz (IFG) möglich sein. Die Aufbewahrungsfristen werden durch rechtliche Normen und von den Arbeitseinheiten festgelegt, die die Akten an das Politische Archiv übergeben
• Wenn Sie die Suchoption Nur abgelaufene Schutzfrist nutzen, werden Ihnen nur Akten angezeigt, die nach Bundesarchivgesetz benutzbar sind.

Weitere Optionen

• Sie können Ihre Suche durch die Eingabe weiterer Informationen in den Zusatzfeldern verfeinern. Beachten Sie, dass nicht alle Informationen, die Ihnen bekannt sind, auch in den Erschließungsdaten erfasst sind.
• Im Feld Signatur kann direkt nach aktuellen und nach alten Archivaliensignaturen oder nach einer Bestandssignatur gesucht werden. Beachten Sie dafür die Hinweise zur Eingabe der Signatur.
• In den Feldern zum Zeitraum können Sie den Zeitraum eingeben, zu dem Sie recherchieren. Es ist auch möglich, nur eines der Felder zu befüllen.
• Im Feld Aktenzeichen können Sie nach Unterlagen suchen, die gemäß des jeweils bei Anlage der Unterlagen gültigen Aktenplans klassifiziert wurden. Die Aktenzeichen können Sie durch Einsicht in die zeitgenössischen Aktenpläne ermitteln, die Sie teilweise auf unserer Homepage oder im Lesesaal einsehen können. Weil in diesem Feld nur genaue Eingaben zu Treffern führen, empfiehlt sich ggfs. die Nutzung von "Platzhaltern": die Eingabe 553.* findet beispielsweise auch Akten mit dem Aktenzeichen "553.32 FRA".

 OCR-Suche

• Über 18 Millionen Einzelseiten aus mehr als 200.000 Aktenbänden des Politischen Archivs wurden digitalisiert. Dabei wurde eine automatische Texterkennung, "optical character recognition" (OCR) durchgeführt. Sie können damit in den digitalisierten Beständen eine Suche durchführen, die einer Volltextsuche ähnelt. Eine Liste der digitalisierten Bestände finden Sie hier.
• Markieren Sie für diese Suchfunktion in der "erweiterten Suche" die Checkbox "Suche in OCR-Texten".
• Eine derartige Suche wird in der Regel andere Fragen beantworten, als eine sonst übliche Suche nach "Metadaten", also Informationen, die von den Facharchivar*innen bei Bewertung und Verzeichnung des Archivguts erhoben werden. Aus diesem Grund kann sich daher auch die Verwendung von weiteren Suchfiltern, vor allem die Auswahl eines bestimmten Archivbestandes, empfehlen.
• Wenn Sie über die OCR-Suche einen Treffer ermitteln, können Sie keinen Rückschluss darauf ziehen, an welcher Stelle des Aktenbandes der gesuchte Begriff genannt wird. Sie können somit lediglich schlussfolgern, dass der Begriff in dem Band genannt wird und dass sich eine Durchsicht des Digitalisats lohnen könnte.
• Bei Vorlagen von schlechter Qualität oder Handschriften funktioniert die automatische Texterkennung nur eingeschränkt. Sie können daher nicht den Umkehrschluss ziehen, dass die Nennung eines Begriffes innerhalb eines Aktenbandes ausgeschlossen ist, wenn es keinen Treffer bei der OCR-Suche gibt.